De nombreuses entreprises ont demandé, en fin de semaine, à leurs collaborateurs face à la situation sanitaire de rester chez eux pour une... voire deux semaines. Formidable opportunité pour chacun d'entre nous de pouvoir recharger ses batteries et de se ressourcer en consacrant du temps à des activités ludiques et enrichissantes.
Toutefois, compte tenu des informations aujourd'hui disponibles nous pouvons considérer que cette «parenthèse» inattendue risque de durer encore plusieurs semaines et qu’elle va devenir, rapidement, anxiogène pour les salariés. De ce fait, le management se doit de garder le contact avec chaque collaboration pour se soucier de sa situation personnelle mais il peut aussi profiter de cette période pour impulser des projets qui donnent sens à l’implication de tous.
Quelle magnifique opportunité que celle de repenser l’organisation du travail et la manière de collaborer au sein des équipes sans avoir à subir la pression des événements quotidiens. Dans le contexte actuel, l’urgence des situations s’efface derrière l’importance des projets.
Cette possibilité de prendre du recul est un expérience collective qui peut permettre à chaque membre de l'équipe d'être force de proposition sur différents sujet : le qui fait quoi, la manière de conduire les projets ou de communiquer, les relations avec les clients. Sur tous ces sujets essentiels, les collaborateurs disposent d'idées et de propositions intéressantes sur lesquelles il est possible d'échanger même avec l'écueil de la distance.
A ce propos, il nous semble pertinent de réfléchir prioritairement sur le système d’information. On ne prend pas toujours conscience que l’information est au coeur de la performance individuelle et collective. Elle permet de s'informer, de se former, de co-construire ensemble ou bien encore de promouvoir les prestations du service.
Nous vous proposons d'aborder collectivement cette démarche autour des 5 principes suivants :
- Faire de la veille sur des sujets stratégiques ne s’improvise pas. Chaque métier nécessite pour des raisons commerciales, techniques ou autres d’être en fait des transformations en cours. Choisir sur chaque sujet une personne référente et la doter d’une organisation spécifique va permettre d’investir du temps efficacement. Cela évitera de bricoler en évitant les doublons et les pertes de temps
- Clarifier les circuits d’information et de décision : le travail à distance impose une décentralisation des responsabilités mais en même temps une centralisation de l’information. Une documentation commune sur le même outil s’impose : elle oblige à une discipline et au respect d’une nomenclature de classement.
- Choisir l’outil en fonction de l’utilité : Les outils de traitement de l’information deviennent de plus en plus nombreux (courriel, messagerie instantanée, intranet, blog, réseaux sociaux) d’où la nécessité de définir ceux qu’il faut utiliser en fonction de la nature de l’activité.
- Rationaliser le traitement avec des règles d’utilisation : Une charte d’utilisation des courriels génère un gain de productivité et un meilleur confort de travail. Une méthode d’animation concernant la visio-conférence s’avère aussi indispensable si on veut tirer profit des potentialités de cet outil.
- Stocker d’une manière rationnelle les documents : il est utile de clarifier ce que l’on entend par classement et archivage et de définir aussi des standards de présentation de l’information pour harmoniser les pratiques de l’équipe. Le plus fréquent concerne la fiche client ou le compte-rendu d’une réunion mais cette approche peut s’ouvrir à d’autres supports.
Cette démarche va permettre d'optimiser le fonctionnement de l'équipe mais aussi de pouvoir renforcer la cohésion de celle-ci. Il se pourrait alors que cette crise puisse être une "chance" et pas seulement un problème. Une réelle opportunité pour solliciter l'intelligence collective et la solidarité.
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